Liste de vérification pour une demande de subvention : documents et renseignements à préparer

Avant de commencer une demande de subvention, rassemblez les renseignements de base de votre organisation (dénomination légale, numéro d’entreprise, documents de constitution ou d’enregistrement), vos états financiers récents, un plan de projet clair, un budget appuyé par des soumissions et vos lettres d’appui. La plupart des programmes demandent une version des mêmes documents : les préparer une fois vous fait gagner du temps à chaque demande. Chaque programme a sa propre liste; consultez toujours la page du programme pour savoir exactement ce qu’il exige.

Pourquoi préparer vos documents avant de présenter une demande?

Les formulaires en ligne expirent souvent, et certains ne permettent pas d’enregistrer une demande à moitié remplie. Les documents manquants sont l’une des raisons les plus fréquentes pour lesquelles une demande est retardée ou écartée avant même d’être lue. Et pour les programmes qui suivent l’ordre premier arrivé, premier servi, une journée passée à chercher un document peut faire la différence entre être financé et arriver trop tard.

Un dossier prêt vous aide aussi à agir vite quand un programme ouvre. Surveillez les programmes qui ferment bientôt et utilisez la vérification d’admissibilité pour voir lesquels vous conviennent.

Quels renseignements de base sur votre organisation vous faut-il?

Presque toutes les demandes commencent par qui vous êtes.

• La dénomination légale, exactement comme sur votre enregistrement, et tout nom commercial.
• Votre numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada. Bien des programmes s’en servent pour confirmer votre identité.
• La structure juridique : société constituée en personne morale, entreprise individuelle, société de personnes, coopérative ou organisme sans but lucratif.
• Les documents de constitution ou d’enregistrement, comme les statuts ou le certificat de constitution, ou votre enregistrement provincial.
• L’adresse et les coordonnées de l’organisation et de la personne qui gérera le projet.
• Le lieu de vos activités, puisque bien des programmes sont limités à une province, une région ou une ville.
• Le nombre d’employés, à temps plein ou à temps partiel.
• L’industrie ou le secteur, parfois avec un code d’industrie.
• Les renseignements sur la propriété, si le programme vise un groupe comme les entrepreneurs femmes, autochtones, noirs, jeunes ou nouveaux arrivants. Certains programmes demandent comment la propriété et le contrôle sont répartis.

Quels documents supplémentaires les organismes sans but lucratif et les organismes de bienfaisance doivent-ils fournir?

On demande habituellement aux organismes sans but lucratif et de bienfaisance plus de détails sur leur gouvernance.

• Les lettres patentes, les statuts ou le certificat de constitution à titre d’organisme sans but lucratif, ou l’enregistrement provincial de la société.
• Le numéro d’enregistrement d’organisme de bienfaisance, si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré. Bien des fondations ne peuvent donner qu’à un donataire reconnu, ou à un organisme sans but lucratif qui travaille avec un tel donataire.
• Les règlements administratifs et la liste des administrateurs, parfois avec leur rôle et la durée de leur mandat.
• L’énoncé de mission et une courte description de vos programmes.
• Le plus récent rapport annuel, si vous en avez un.
• Les politiques que certains bailleurs de fonds demandent, comme les conflits d’intérêts ou la protection des enfants et des personnes vulnérables.

Notre guide du financement des organismes sans but lucratif présente les bailleurs de fonds que vous rencontrerez probablement et ce qu’ils recherchent.

Quels documents financiers les bailleurs de fonds demandent-ils?

Les bailleurs de fonds veulent savoir que vous êtes assez solide pour mener le projet et payer votre part.

• Des états financiers récents, comme un bilan et un état des résultats. Certains programmes en demandent pour plus d’une année, et certains les veulent préparés ou examinés par un comptable. Vérifiez le niveau exigé.
• Votre budget ou vos prévisions pour l’organisation, parfois avec des prévisions de trésorerie.
• Une preuve de votre part du projet, comme un relevé bancaire, une approbation de prêt ou une lettre d’un partenaire. Les programmes qui exigent des fonds de contrepartie peuvent la demander avant d’approuver.
• La liste des autres sources de financement pour le même projet, demandées ou confirmées. Les programmes limitent souvent le cumul.
• Vos déclarations fiscales, si le programme demande de montrer qu’elles sont à jour.
• Vos coordonnées bancaires pour le dépôt direct, habituellement seulement après l’approbation.

Les nouvelles entreprises sans historique d’états financiers peuvent souvent fournir plutôt un plan d’affaires avec des prévisions financières. Consultez la page du programme.

Que contient le plan de projet?

Le plan de projet est le cœur de la demande. Même si le formulaire le découpe en questions, rédigez-le une fois au complet pour que chaque réponse reste cohérente.

1. Le titre du projet et un résumé d’un paragraphe.
2. Le besoin ou l’occasion et comment vous savez qu’il est réel.
3. Les objectifs : ce que vous voulez accomplir, en termes mesurables.
4. Les activités : ce que vous ferez, étape par étape.
5. L’échéancier et les étapes clés, avec des dates de début et de fin réalistes.
6. L’équipe : qui fera le travail, avec de courtes biographies ou des curriculum vitæ.
7. Les partenaires et leur rôle.
8. Les résultats et la façon de les mesurer.
9. Les risques et la façon de les gérer.
10. Ce qui se passera après la fin du financement, si le programme le demande.

Pour vous aider à formuler le tout, lisez comment rédiger une demande de subvention qui mène à un oui.

Que vous faut-il pour le budget du projet?

Le budget doit correspondre au plan, ligne par ligne.

• Chaque coût par catégorie, comme les salaires, l’équipement, les sous-traitants, le matériel, les déplacements ou le marketing.
• Des soumissions ou des estimations écrites pour les achats importants et les travaux confiés à contrat. Bien des programmes les exigent, et certains veulent plus d’une soumission pour les gros articles.
• Les coûts admissibles selon le programme, et ceux que vous couvrirez vous-même. Seuls les coûts admissibles comptent dans la part du bailleur de fonds.
• Votre part et celle du bailleur de fonds, selon les règles de partage des coûts du programme.
• Les contributions en nature, si le programme les accepte, avec la façon dont vous les avez évaluées.
• Les taxes de vente, présentées comme le programme le demande. Certains programmes ne couvrent pas la partie que vous pouvez récupérer.

N’oubliez pas que les coûts antérieurs à l’approbation ne comptent habituellement pas; voyez pourquoi présenter votre demande avant de dépenser. Notre guide du budget de projet passe chaque ligne en revue.

Quels documents d’appui renforcent une demande?

Ils sont souvent facultatifs, mais peuvent faire la différence.

• Des lettres d’appui de partenaires, de clients, de groupes communautaires ou de leaders locaux qui expliquent pourquoi le projet compte pour eux.
• Des lettres d’engagement de partenaires qui investissent de l’argent ou du temps.
• Des études de marché ou des preuves d’intérêt de clients, surtout pour les projets d’exportation et de croissance.
• Les permis, licences ou autorisations dont dépend le projet.
• Des photos, des plans ou des fiches techniques pour l’équipement ou les travaux de construction.
• Une évaluation énergétique, que bien des programmes de rénovation énergétique exigent avant le début des travaux.

Quels détails supplémentaires les programmes d’embauche demandent-ils?

Les programmes de subvention salariale portent sur le poste lui-même.

• Le titre et la description du poste, y compris les tâches et les compétences que la personne acquerra.
• Le salaire, les heures et la durée de l’emploi.
• La date d’entrée en fonction prévue, qui doit habituellement suivre l’approbation.
• Le nom du superviseur et la façon dont la personne sera formée et soutenue.
• Des renseignements sur la personne embauchée, une fois choisie, comme une preuve qu’elle est étudiante, si le programme l’exige.

Consultez le guide des subventions salariales et des programmes d’embauche et le billet sur l’embauche d’un étudiant avec une subvention salariale.

Que vérifier avant de déposer?

1. Relisez le guide du demandeur et cochez chaque élément exigé.
2. Confirmez que vous respectez chaque règle d’admissibilité. Notre guide sur la lecture des règles d’admissibilité peut vous aider.
3. Assurez-vous que le total du budget correspond au plan et au formulaire.
4. Vérifiez que les noms, les numéros et les dates sont les mêmes partout.
5. Nommez vos fichiers clairement et utilisez les formats acceptés par le portail.
6. Obtenez les signatures exigées, de la bonne personne.
7. Faites relire la demande par une personne extérieure au projet.
8. Déposez bien avant la date limite et gardez la confirmation.

Que garder après le dépôt?

Gardez une copie complète de la demande, de chaque pièce jointe et de l’accusé de réception. Si vous êtes approuvé, vous signerez une entente de contribution, vous enverrez des demandes de paiement avec reçus et, à la fin, un rapport final. Certains programmes gardent une retenue jusqu’à l’acceptation de ce rapport. Ouvrez un dossier pour les reçus et les résultats dès le premier jour. Lisez ce qui se passe après le dépôt et se faire payer : demandes de paiement et rapports.

Questions fréquentes

Quel est le document le plus important à avoir sous la main?

Pour la plupart des programmes, votre numéro d’entreprise, votre enregistrement juridique et vos états financiers récents. Sans eux, bien des demandes ne peuvent même pas être commencées.

Puis-je présenter une demande sans états financiers?

Parfois. Les nouvelles entreprises peuvent souvent fournir un plan d’affaires et des prévisions financières à la place. Consultez la page du programme ou posez la question au bailleur de fonds.

Combien de lettres d’appui devrais-je joindre?

Seulement le nombre demandé ou permis par le programme, et seulement de personnes qui peuvent dire quelque chose de précis sur votre projet. Quelques lettres solides valent mieux que beaucoup de lettres générales.

Me faut-il une soumission pour chaque coût?

Pas toujours, mais des soumissions pour les achats importants et les travaux à contrat rendent votre budget crédible, et bien des programmes les exigent. Obtenez-les avant de présenter votre demande, et ne signez ni ne payez rien avant l’approbation.

Puis-je réutiliser les mêmes documents pour différents programmes?

Oui, pour la plupart. Vos documents juridiques, vos états financiers et le profil de votre organisation changent rarement. Adaptez le plan de projet et le budget au but et aux règles de chaque programme.