Être payé : demandes de paiement, reçus et rapports de subvention

La plupart des subventions ne sont pas versées en une seule fois dès le départ. En général, vous payez d’abord les dépenses du projet, puis vous envoyez au bailleur de fonds une demande de paiement avec reçus et preuves de paiement, et il vous rembourse sa part. Bien des programmes gardent aussi une retenue jusqu’à l’acceptation de votre rapport final : planifiez votre trésorerie avant que le projet commence.

Chaque programme fixe ses propres règles de paiement dans l’accord de contribution et le guide du demandeur. Ce billet explique comment les choses se passent habituellement, pour que vous sachiez quoi demander et quoi préparer.

Les subventions sont-elles versées à l’avance ou après la dépense?

Cela dépend du programme et de l’entente. Voici les modèles courants :

• Remboursement. Vous dépensez, puis vous réclamez. C’est la méthode la plus courante pour les subventions aux entreprises.
• Avances. Certains programmes, souvent destinés aux organismes sans but lucratif et aux projets communautaires, versent une partie à l’avance et vous demandent d’en rendre compte plus tard.
• Paiements par étape. L’argent est versé quand vous atteignez des étapes convenues, comme terminer un prototype ou ouvrir un local.
• Remises. Bien des remises en efficacité énergétique sont versées une fois les travaux terminés et vérifiés.

Votre entente précise laquelle s’applique. Si aucune avance n’est offerte, demandez si c’est possible. Certains bailleurs de fonds l’envisagent pour les organismes qui ont peu de liquidités.

Que contient une demande de paiement?

Une demande de paiement, c’est votre demande de remboursement des dépenses déjà engagées. Les bailleurs de fonds demandent habituellement :

• Un formulaire qui énumère chaque dépense, associée aux lignes de votre budget approuvé.
• Les factures et reçus montrant ce qui a été acheté, auprès de qui et quand.
• Une preuve de paiement, comme des relevés bancaires ou des chèques encaissés. Une facture seule ne suffit souvent pas.
• Les registres de paie pour les salaires, si le temps du personnel fait partie du projet.
• Une brève mise à jour qui explique ce qui a été fait pendant la période.

Seules les dépenses admissibles engagées entre les dates du projet comptent. Les dépenses antérieures à votre date de début ne sont généralement pas couvertes; lisez faites votre demande avant de dépenser.

Qu’est-ce qu’une retenue?

Une retenue est une partie de la contribution que le bailleur de fonds garde jusqu’à la fin. Elle est versée une fois le projet terminé et le rapport final accepté. Elle donne au bailleur l’assurance que le projet sera mené à terme et bien documenté.

L’importance de la retenue varie : vérifiez votre entente. Ce qu’il faut retenir pour la planification : vous ne verrez pas cette dernière part avant la fin du projet, parfois bien après.

Quels rapports devrez-vous produire?

Les rapports font partie de l’entente. Attendez-vous à une combinaison de :

• Rapports d’étape pendant le projet, souvent avec chaque demande de paiement ou à intervalles fixes.
• Un rapport final à la fin du projet, qui décrit ce que vous avez fait, ce que vous avez dépensé et les résultats obtenus.
• Un suivi des résultats après le projet, dans certains programmes, par exemple sur les emplois créés, les ventes ou la portée dans la collectivité.

Prenez des notes au fur et à mesure. Il est bien plus facile de rédiger un rapport final à partir d’un journal d’activités, de photos, de chiffres et de reçus tenu au jour le jour que de tout reconstituer à la fin.

Un bailleur de fonds peut-il faire une vérification?

Oui. La plupart des ententes permettent au bailleur de fonds, ou à une personne qui agit en son nom, d’examiner vos dossiers pendant le projet et pendant un certain temps après. Une vérification s’assure généralement que les dépenses étaient réelles, admissibles, payées et non financées deux fois. Lisez les règles de cumul pour comprendre pourquoi ce dernier point compte.

Pour être prêt :

1. Conservez chaque reçu, facture, contrat et feuille de temps, classés par demande de paiement.
2. Gardez vos dossiers aussi longtemps que l’exige votre entente.
3. Utilisez un code de projet ou un compte distinct pour retrouver facilement les dépenses du projet.
4. Notez tout changement au plan et l’approbation du bailleur de fonds.

Si une vérification relève des dépenses inadmissibles, le bailleur de fonds peut réduire son paiement ou demander un remboursement.

Comment planifier la trésorerie d’un projet subventionné?

Comme la plupart des fonds arrivent après la dépense, un projet subventionné peut mettre votre compte bancaire à rude épreuve. Prévoyez le coup :

• Établissez le calendrier. Notez quand vous paierez chaque dépense et quand vous prévoyez être remboursé. Tenez compte du délai de traitement.
• Comblez l’écart. Utilisez vos économies, une marge de crédit ou un prêt au besoin. Notre billet sur les subventions, prêts et crédits d’impôt explique comment ils peuvent se compléter.
• Comptez votre part. Avec le partage des coûts, une partie de chaque dépense reste toujours à votre charge.
• Prévoyez la retenue. Considérez-la comme de l’argent qui arrive en retard.
• Présentez vos demandes à temps. Une demande tardive ou incomplète ralentit tout.

Intégrer tout cela dans votre budget de projet dès le départ facilite l’approbation et la réalisation. Les bailleurs de fonds demandent souvent comment vous financerez le projet en attendant les remboursements.

Que faire si votre projet change?

Les plans bougent : un fournisseur augmente ses prix, une embauche tombe à l’eau, l’échéancier glisse. Prévenez votre bailleur de fonds tôt et demandez une modification avant de changer vos dépenses. Déplacer de l’argent d’une ligne budgétaire à une autre ou repousser la date de fin exige habituellement une approbation écrite. Changer les choses sans approbation peut rendre des dépenses inadmissibles.

Pour trouver des programmes adaptés à votre projet, utilisez la vérification d’admissibilité ou parcourez le financement pour les petites entreprises et les organismes sans but lucratif. Si vous attendez encore une décision, lisez ce qui se passe après une demande.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour être payé après une demande de paiement?

Cela varie selon le bailleur de fonds et dépend de l’exhaustivité de votre demande. Une demande avec des reçus clairs et des preuves de paiement est traitée plus vite. Demandez à votre agent de programme à quoi vous attendre.

Puis-je réclamer des dépenses engagées avant la signature de l’entente?

Habituellement non. La plupart des programmes ne couvrent que les dépenses engagées entre les dates du projet fixées dans l’entente. Vérifiez l’entente et la page du programme.

Que se passe-t-il si je dépense moins que prévu?

En général, vous n’êtes payé que pour les dépenses admissibles réellement engagées, alors le paiement du bailleur de fonds diminue aussi. Certains bailleurs permettent, avec leur accord, de transférer les fonds non dépensés vers d’autres lignes approuvées.

Dois-je rembourser une subvention?

Une subvention non remboursable n’a habituellement pas à être remboursée si vous respectez l’entente. Vous pourriez devoir rendre de l’argent pour des dépenses inadmissibles, des rapports manquants ou un projet non terminé. Certains programmes offrent plutôt des contributions remboursables, qu’il faut rembourser.