Comment rédiger une demande de subvention qui mène à un oui

Les bailleurs de fonds disent oui aux demandes qui correspondent clairement au but du programme, qui décrivent un projet précis avec un budget et un échéancier réalistes et qui montrent que le demandeur peut le mener à bien. Lisez le guide du programme avant d’écrire un mot, répondez exactement à chaque question et liez chaque coût à un résultat. Une demande simple et bien organisée vaut mieux qu’une demande léchée qui rate la cible.

Votre projet correspond-il vraiment au programme?

La plupart des demandes échouent avant même la rédaction, parce que le projet ne correspond pas au but du programme. Chaque programme vise quelque chose : plus d’exportations, de nouveaux emplois, une énergie plus propre, des collectivités plus fortes. Votre travail est de montrer comment votre projet aide le bailleur de fonds à atteindre son objectif, pas seulement le vôtre.

Avant d’écrire :

• Lisez le guide du demandeur au complet, y compris les critères d’évaluation s’ils sont publiés.
• Vérifiez chaque règle d’admissibilité : qui peut présenter une demande, où, pour quoi et pour quels coûts. Notre guide sur la lecture des règles d’admissibilité explique le vocabulaire habituel.
• Confirmez que l’appel de demandes est ouvert et notez son fonctionnement. Certains programmes évaluent les demandes selon un calendrier; d’autres suivent l’ordre premier arrivé, premier servi.
• Si quelque chose n’est pas clair, posez la question au bailleur de fonds. Beaucoup ont du personnel qui répond aux questions avant le dépôt.

Si vous ne savez pas quels programmes vous conviennent, commencez par la vérification d’admissibilité et lisez chaque page de programme.

Que doit dire la description du projet?

Restez concret. Après une seule lecture, un évaluateur devrait pouvoir expliquer votre projet à un collègue.

1. Le besoin. À quel problème ou à quelle occasion répondez-vous, et comment savez-vous qu’il est réel?
2. Ce que vous ferez. Les principales activités, dans l’ordre.
3. Qui en profite. Des clients, des travailleurs, une collectivité, une région.
4. Les résultats. Ce qui aura changé à la fin du projet et comment vous le mesurerez.
5. Pourquoi maintenant, et pourquoi vous. Ce qui fait de ce moment le bon et de votre équipe la bonne.

Employez les mots du programme. Si le guide parle de « productivité » ou de « bien-être de la collectivité », montrez comment votre projet produit exactement cela. Ne forcez pas les évaluateurs à chercher le lien.

Comment bâtir un budget digne de confiance?

C’est dans le budget que bien des demandes perdent leur crédibilité. Il doit raconter la même histoire que la description.

• N’inscrivez que des coûts admissibles dans la partie financée, et présentez les autres coûts à part si le formulaire le demande.
• Appuyez les principaux coûts sur des soumissions ou des estimations écrites.
• Montrez clairement votre part. La plupart des programmes reposent sur le partage des coûts, et certains exigent une preuve que vos fonds de contrepartie sont assurés.
• Vérifiez si le programme accepte les contributions en nature; beaucoup ne les acceptent pas.
• Indiquez tout autre financement pour le même projet. Les programmes limitent souvent le cumul.

Notre guide du budget de projet passe chaque ligne en revue.

Comment montrer que vous pouvez livrer?

Les évaluateurs se posent une seule question : si nous finançons ce projet, sera-t-il réalisé? Aidez-les à répondre oui.

• Nommez les personnes qui dirigeront le travail et ce qu’elles ont déjà accompli.
• Présentez un échéancier réaliste avec des étapes clés.
• Mentionnez vos partenaires et leur rôle, avec des lettres d’appui quand elles sont utiles.
• Montrez que votre organisation est en bonne santé financière, habituellement avec des états financiers récents.
• Nommez les principaux risques et la façon de les gérer. Reconnaître un risque avec un plan inspire plus confiance que de prétendre qu’il n’y en a aucun.

Comment rendre votre demande facile à évaluer?

Les évaluateurs lisent souvent de nombreuses demandes à l’aide d’une grille. Facilitez-leur la tâche.

• Suivez l’ordre des questions et reprenez leurs intitulés.
• Répondez à chaque question dans l’espace prévu, même si vous avez dit quelque chose de semblable ailleurs.
• Respectez les limites de mots et de caractères.
• Écrivez des paragraphes courts en langage clair et expliquez tout jargon.
• Fixez des cibles mesurables : combien de personnes formées, quels marchés atteints, quelle énergie économisée.

Quelles erreurs mènent à un refus?

• Demander des fonds pour des coûts déjà payés. La plupart des programmes ne couvrent pas les coûts rétroactifs; lisez pourquoi présenter une demande avant de dépenser.
• Des documents manquants ou des formulaires non signés.
• Un budget qui ne correspond pas aux activités.
• Des résultats vagues comme « sensibiliser davantage », sans façon de les mesurer.
• Copier le même texte dans chaque demande sans l’adapter au programme.
• Déposer à la dernière minute, quand les portails en ligne sont les plus lents. Surveillez les programmes qui ferment bientôt.

Que faire avant d’appuyer sur « Envoyer »?

Parcourez la liste de vérification pour une demande de subvention, faites relire la demande par une personne extérieure au projet et gardez une copie de tout ce que vous envoyez. Lisez ensuite ce qui se passe après le dépôt pour savoir à quoi vous attendre.

Questions fréquentes

Quelle longueur doit avoir une demande de subvention?

Assez longue pour répondre clairement à chaque question, et jamais plus que les limites fixées par le bailleur de fonds. Une réponse courte et précise vaut mieux qu’une réponse longue et générale.

Puis-je réutiliser la même demande pour différents programmes?

Vous pouvez réutiliser des faits, des budgets et la présentation de votre organisation, mais adaptez chaque réponse au but et aux questions de chaque programme. Les évaluateurs voient quand un texte a été écrit pour quelqu’un d’autre.

Devrais-je engager quelqu’un pour rédiger ma demande?

Bien des demandeurs s’en tirent très bien seuls, surtout pour les petits programmes. Lisez faut-il engager un rédacteur de demandes? pour savoir quand c’est utile et quels signaux d’alarme surveiller.

Que faire si ma demande est refusée?

Demandez une rétroaction au bailleur de fonds; beaucoup vous diront où vous avez perdu des points. Corrigez ces parties et présentez une nouvelle demande lors d’un appel suivant, ou cherchez un programme qui vous convient mieux.