Que se passe-t-il après une demande de subvention?

Après une demande de subvention, le bailleur de fonds confirme habituellement qu’il l’a reçue, vérifie votre admissibilité, évalue votre projet en fonction de ses objectifs et peut vous poser des questions. Puis il décide. Si votre demande est approuvée, vous signez un accord de contribution qui précise ce que vous ferez et comment vous serez payé, et c’est seulement à ce moment que les travaux financés commencent normalement.

Le temps que tout cela prend dépend du programme, du nombre de demandes et de la période de l’année. Certaines décisions arrivent vite; d’autres prennent des mois. La page du programme et le guide du demandeur donnent souvent une estimation : vérifiez-les d’abord.

Recevrez-vous une confirmation de réception?

La plupart des bailleurs de fonds envoient un accusé de réception par courriel ou dans leur portail en ligne. Il peut comprendre un numéro de dossier ou de référence. Conservez-le : vous en aurez besoin si vous communiquez avec le bailleur de fonds plus tard.

Si vous ne recevez rien après quelques jours, vérifiez vos courriels indésirables et le portail. Communiquez ensuite avec le bailleur de fonds à l’aide des coordonnées de son propre site. Ne tenez pas pour acquis que votre demande est bien arrivée sans confirmation. Lisez comment reconnaître une arnaque aux subventions si quelqu’un vous contacte au sujet d’une demande que vous ne reconnaissez pas.

Que se passe-t-il pendant la vérification de l’admissibilité?

Le premier examen est habituellement un tri de base. Le personnel vérifie que :

• Vous êtes le type de demandeur que le programme sert, par exemple une entreprise constituée en société, un organisme de bienfaisance enregistré ou un organisme sans but lucratif.
• Vous êtes au bon endroit et dans le bon secteur.
• La demande est complète, avec toutes les pièces jointes et signatures exigées.
• Le projet et ses dépenses correspondent à ce que le programme finance.

Une demande incomplète peut être mise de côté à cette étape. C’est pourquoi une liste de vérification pour la demande de subvention vaut le temps qu’on y met. Si vous n’êtes pas certain d’être admissible, notre guide sur la lecture des critères d’admissibilité peut vous aider avant de présenter votre demande.

Comment les bailleurs de fonds évaluent-ils une demande?

Une fois le tri passé, le bailleur de fonds examine le fond. Selon le programme, un agent, un comité d’examen ou un jury externe peut lui attribuer une note. On regarde souvent :

• À quel point le projet correspond aux objectifs du programme.
• Si le plan est réaliste, avec des étapes claires et un échéancier sensé.
• Si le budget est raisonnable et si les dépenses admissibles sont bien expliquées.
• Votre capacité à livrer le projet : personnel, expérience et finances.
• Les résultats attendus, comme des emplois, des ventes, des retombées pour la collectivité ou une baisse de la consommation d’énergie.

Certains programmes vérifient aussi vos finances, demandent des références ou comparent votre projet à d’autres dans la même période de réception. Dans un programme premier arrivé, premier servi, les demandes peuvent être examinées dans l’ordre d’arrivée jusqu’à épuisement des fonds.

Le bailleur de fonds vous posera-t-il des questions?

Souvent, oui. Un agent peut vous écrire ou vous appeler pour éclaircir votre budget, demander un document manquant ou vérifier un détail de votre plan. Répondez rapidement et complètement. Une réponse tardive peut retarder la décision ou, dans certains programmes, entraîner la fermeture du dossier.

Quelques conseils pour cette étape :

• Surveillez vos courriels, y compris les indésirables, et vérifiez le portail.
• Gardez une copie de tout ce que vous avez envoyé pour répondre de façon cohérente.
• Si quelque chose a changé dans votre projet, dites-le maintenant.
• Posez vos propres questions si quelque chose n’est pas clair.

Comment la décision est-elle prise et communiquée?

Après l’évaluation, la décision revient à la personne ou à l’instance qui en a le pouvoir selon le programme : parfois le personnel, parfois un comité ou un conseil. Vous recevrez habituellement une lettre ou un courriel. La décision peut approuver toute la demande, approuver un montant ou un projet plus petit, vous placer sur une liste d’attente ou refuser.

En cas de refus, demandez des commentaires. Bien des bailleurs de fonds expliquent ce qui a nui à votre demande, et c’est la meilleure façon d’améliorer la prochaine. Notre billet sur la rédaction d’une demande de subvention traite des lacunes les plus courantes.

Qu’est-ce qu’un accord de contribution?

Si votre demande est approuvée, la plupart des programmes vous demandent de signer une entente avant de verser l’argent. Elle précise habituellement :

• Ce qu’est le projet, et quand il commence et se termine.
• Le maximum que le bailleur de fonds paiera et les dépenses couvertes.
• Comment et quand présenter vos demandes de paiement et vos rapports.
• Toute retenue que le bailleur garde jusqu’à la fin.
• Ce qui arrive si les plans changent, et comment demander une modification.
• Si une partie est remboursable.

Lisez-la attentivement avant de signer et demandez au bailleur de fonds d’expliquer tout ce qui n’est pas clair. Bien des programmes ne paient que les dépenses engagées après la signature de l’entente ou après une date de début fixée : vérifiez avant de dépenser. Lisez faites votre demande avant de dépenser. Après la signature, l’étape suivante consiste à être payé grâce aux demandes de paiement et aux rapports.

Comment s’organiser pendant l’attente?

• Présentez votre demande tôt. Prévoyez du temps pour les questions et les retards. La page Bientôt fermés énumère les programmes dont la période de réception se termine sous peu.
• Ne commencez pas les travaux financés et ne signez pas de contrats pour ceux-ci avant de connaître les règles sur les dates de début.
• Ayez un plan B si la réponse est non ou tarde à venir.
• Continuez à chercher : la vérification d’admissibilité peut vous montrer d’autres programmes pour les petites entreprises et les organismes sans but lucratif.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour obtenir une réponse?

Cela varie beaucoup d’un programme à l’autre. Certains répondent vite, d’autres prennent plusieurs mois, surtout après une période de réception achalandée. La page du programme ou le guide du demandeur donne souvent une estimation.

Puis-je appeler le bailleur de fonds pour suivre ma demande?

Oui. Il est tout à fait correct de demander poliment où en est votre dossier, surtout si le délai prévu est dépassé. Ayez votre numéro de référence sous la main.

Puis-je commencer mon projet en attendant la décision?

Vérifiez d’abord la page du programme. Bien des programmes ne couvrent pas les dépenses engagées avant l’approbation ou avant la signature de l’entente, alors commencer trop tôt peut rendre ces dépenses inadmissibles.

Que faire si on m’accorde moins que ce que j’ai demandé?

Vous pouvez habituellement accepter, refuser ou discuter avec le bailleur de fonds d’un projet plus petit. Assurez-vous que le montant réduit vous permet quand même de livrer ce que l’entente exige.