Le guide des subventions salariales et des programmes d’embauche au Canada

Au Canada, les subventions salariales et les programmes d’embauche paient une partie du salaire d’un nouvel employé, habituellement un étudiant, un jeune, une personne qui fait face à des obstacles à l’emploi, un apprenti ou un stagiaire de recherche des cycles supérieurs. Vous embauchez et payez la personne, puis le programme vous rembourse une part sur preuve de paie. Les règles clés sont simples : faites la demande et obtenez l’approbation avant l’entrée en poste, respectez l’entente et tenez des registres de paie complets.

Qu’est-ce qu’une subvention salariale?

Une subvention salariale est un financement lié à un emploi précis. Le programme s’engage à couvrir une partie du salaire (et parfois des avantages sociaux ou de la formation) pendant une période donnée. Vous restez l’employeur : vous recrutez, signez le contrat de travail, gérez la paie et supervisez.

La plupart des subventions salariales sont versées par remboursement. Vous payez d’abord l’employé, puis vous envoyez une demande de remboursement pour récupérer la subvention. Il faut donc assez de liquidités pour assumer les salaires jusqu’au paiement. Chaque programme fixe sa propre part des coûts et toute limite par poste; vérifiez la page du programme.

Les subventions salariales sont un financement non remboursable. Si vous respectez l’entente, vous n’avez rien à rembourser. Si l’emploi se termine plus tôt ou change, vous pourriez recevoir moins.

Quels types de programmes d’embauche existent?

Les programmes d’embauche visent habituellement un groupe de travailleurs que le bailleur de fonds veut aider à trouver un emploi. Voici les principaux types.

Emplois d’été pour les jeunes

Les programmes d’emplois d’été aident les employeurs à créer des emplois saisonniers pour les jeunes. Le plus connu est Emplois d’été Canada, un programme fédéral ouvert aux organismes sans but lucratif, aux employeurs du secteur public et aux petites entreprises privées. La période de demande revient chaque année et se termine des mois avant l’été : prévoyez de présenter votre demande bien avant la saison. Certaines provinces et villes ont aussi leurs propres programmes d’été.

Stages pour les étudiants du postsecondaire

Les programmes d’apprentissage intégré au travail soutiennent les stages coop et autres stages liés à un programme collégial ou universitaire. Le Programme de stages pratiques pour étudiants est un programme fédéral offert par un réseau de partenaires de prestation, souvent des organismes sectoriels. Vous présentez votre demande à un partenaire, pas au gouvernement. Les partenaires peuvent cibler certains secteurs et atteindre leur capacité : si l’un ne peut pas vous aider, essayez-en un autre.

Stages de recherche et en entreprise

Mitacs offre des programmes de stages qui jumellent des organisations à des étudiants et à des chercheurs :

• Mitacs Accélération soutient des projets de recherche avec des étudiants des cycles supérieurs et des postdoctorants, supervisés par un professeur. Votre organisation verse une partie du coût et Mitacs ajoute du financement. Parlez d’abord à un conseiller de Mitacs, et ne commencez pas les travaux avant la lettre d’octroi.
• Stage en stratégie d’entreprise de Mitacs soutient un étudiant du postsecondaire qui travaille sur un enjeu d’affaires, comme la stratégie, les opérations ou le virage numérique. Votre organisation paie une part et Mitacs couvre le reste.

Ces programmes diffèrent d’une subvention salariale classique : le programme finance le projet du stagiaire au lieu de rembourser votre paie, et la part de votre organisation est une contribution à ce projet. Vérifiez la page de chaque programme pour savoir comment se font les paiements.

Programmes d’emploi pour les jeunes

Au-delà des emplois d’été, certains programmes aident les jeunes qui ne sont pas aux études à obtenir un premier emploi ou à acquérir des compétences. Ils sont souvent offerts par des organismes communautaires, des collèges ou des groupes sectoriels. Parcourez les programmes pour les jeunes et les programmes d’embauche.

Personnes qui font face à des obstacles à l’emploi

Certains programmes soutiennent l’embauche de personnes handicapées, de nouveaux arrivants, d’Autochtones, de personnes sans emploi depuis longtemps ou d’autres qui font face à des obstacles. Ils sont souvent gérés par les provinces ou par des organismes d’emploi communautaires, et peuvent ajouter un accompagnement ou de la formation à la subvention salariale. Votre centre local de services d’emploi est un bon endroit où poser la question.

Apprentis et métiers spécialisés

Le soutien à l’apprentissage peut comprendre des subventions ou des crédits d’impôt pour les employeurs qui embauchent des apprentis, et du soutien à la formation pour les apprentis eux-mêmes. Les règles dépendent du métier et de la province. Voyez les programmes de formation.

Comment fonctionne l’approbation?

Les étapes se ressemblent d’un programme à l’autre :

1. Vérifiez l’admissibilité. Le type d’organisation, sa taille, son emplacement et le poste comptent tous. Lisez comment lire les critères d’admissibilité.
2. Présentez votre demande pendant la période de réception. Certains programmes ont une période de réception fixe; d’autres acceptent les demandes en tout temps (réception continue) jusqu’à épuisement des fonds. Certains fonctionnent selon le principe du premier arrivé, premier servi.
3. Décrivez l’emploi. Prévoyez donner le titre du poste, les tâches, le plan de supervision, les heures, le salaire, les dates de début et de fin, et la façon dont l’emploi aide la personne à développer ses compétences.
4. Attendez la décision. Bien des programmes sont concurrentiels et prennent des semaines ou des mois à décider. Voyez ce qui se passe après la demande.
5. Signez l’entente. Si votre demande est approuvée, vous signez une entente de contribution ou acceptez une lettre d’octroi. Lisez-en les conditions attentivement.
6. Embauchez et faites commencer. C’est seulement maintenant que la personne devrait commencer, dans les dates permises par le programme.

Quand faut-il présenter la demande?

Plus tôt que vous le pensez. La plupart des subventions salariales ne paient que le travail effectué après l’approbation : les coûts engagés avant sont rétroactifs et généralement non admissibles. Lisez faites la demande avant de dépenser.

Un échéancier simple :

• Étudiants d’été : présentez la demande pendant la période de réception du programme, habituellement bien avant l’été.
• Stages coop : obtenez la subvention en même temps que vous affichez le stage auprès de l’établissement, avant le début de la session.
• Stagiaires de recherche et en entreprise : prévoyez le temps d’évaluation; Mitacs demande de prévoir plusieurs semaines avant la date de début.
• Programmes toute l’année : faites la demande dès que vous savez que vous embaucherez, car les fonds peuvent s’épuiser.

Surveillez ce qui ferme bientôt pour les prochaines dates limites.

Quels documents et registres de paie faut-il?

De bons registres font la différence entre un remboursement rapide et un remboursement retardé. Conservez :

• l’entente signée ou la lettre d’octroi, avec toute modification
• l’offre d’emploi et la description de poste
• les documents d’admissibilité de l’employé, si le programme les demande (par exemple une preuve d’inscription)
• le contrat de travail ou la lettre d’offre avec la date de début
• les feuilles de temps ou les heures travaillées pour chaque période de paie
• les talons de paie et les registres de paie montrant le salaire brut, les retenues et le salaire net
• la preuve de paiement, comme les relevés bancaires des dépôts
• les rapports d’étape ou finaux demandés par le programme

Passez l’employé subventionné par votre paie habituelle, avec les retenues à la source normales. Les programmes remboursent généralement les salaires réellement versés, pas les salaires promis. Lisez être payé : remboursements et rapports et notre liste de vérification de la demande.

Peut-on cumuler une subvention salariale avec un autre financement?

Parfois. Le cumul consiste à utiliser plus d’une source de financement public pour les mêmes coûts. Bien des programmes limitent l’aide gouvernementale totale pour un même poste, et certains interdisent deux subventions salariales pour le même salaire. Vous pourriez combiner une subvention salariale pour une embauche avec une subvention pour une autre partie d’un projet.

Déclarez toujours vos autres sources de financement dans votre demande et vos demandes de remboursement. En cas de doute, posez la question au programme avant de signer. Lisez peut-on combiner des subventions?.

Les subventions salariales peuvent aussi avoir un effet sur les crédits d’impôt. Par exemple, les salaires financés par une subvention peuvent réduire ce que vous pouvez demander dans un programme de crédit d’impôt pour les mêmes travaux. Parlez-en à votre comptable.

Quelles sont les erreurs courantes?

• Embaucher avant l’approbation et perdre la subvention pour ces semaines.
• Modifier le poste, les heures ou les dates sans aviser le programme.
• Payer la personne en argent comptant ou hors paie, sans registres clairs.
• Rater les dates limites de remboursement ou de rapport prévues dans l’entente.
• Supposer que deux programmes peuvent payer le même salaire.
• Embaucher une personne qui ne correspond pas à la définition d’un travailleur admissible.
• Payer des frais à quelqu’un qui promet une subvention « garantie ». Les vrais programmes ne demandent pas de frais. Voyez comment repérer une arnaque aux subventions et nos signes d’arnaque.

Par où commencer?

1. Déterminez le poste dont vous avez besoin et à quel moment.
2. Faites la vérification du financement pour voir les programmes d’embauche qui correspondent à votre organisation et à votre région.
3. Lisez la page de chaque programme pour les règles, les montants et les dates à jour.
4. Faites la demande tôt, attendez l’approbation, puis embauchez.

Pour une version plus courte axée sur les étudiants, lisez embaucher un étudiant : comment fonctionnent les subventions salariales. Les petites entreprises peuvent aussi consulter le financement pour les petites entreprises, et les organismes, le financement pour les organismes sans but lucratif.

Questions fréquentes

Faut-il rembourser une subvention salariale?

Non, tant que vous respectez l’entente. Si l’emploi se termine plus tôt, change ou ne respecte pas les conditions du programme, vous pourriez recevoir moins ou devoir rendre une partie de ce que vous avez reçu.

Puis-je utiliser une subvention salariale pour un employé que j’ai déjà?

Généralement pas. La plupart des programmes visent la création d’un nouvel emploi ou d’un nouveau stage. Certains acceptent le personnel existant dans des cas précis, comme les programmes de formation. Vérifiez la page du programme.

Combien de temps faut-il pour être payé?

Cela dépend du programme. Vous payez habituellement les salaires d’abord, puis vous demandez le remboursement, qui est traité après examen. Planifiez vos liquidités pour assumer les salaires entre-temps.

Un organisme sans but lucratif peut-il utiliser ces programmes?

Oui. Bien des programmes d’embauche acceptent les organismes sans but lucratif, et certains leur offrent de meilleures conditions qu’aux entreprises. Voyez le financement pour les organismes sans but lucratif et le guide du financement des organismes sans but lucratif.

Les stages de Mitacs sont-ils des subventions salariales?

Pas tout à fait. Les programmes de Mitacs financent le projet d’un stagiaire, dont votre organisation paie une part, au lieu de rembourser votre paie. L’idée est semblable, mais les documents et les règles diffèrent. Vérifiez la page de chaque programme.