Comment bâtir le budget d’un projet pour une demande de subvention

Le budget d’un projet pour une demande de subvention est la liste des coûts d’un projet précis, répartis entre ce que paiera le bailleur de fonds et ce que paieront votre organisation et vos partenaires. Il ne doit comprendre que des dépenses admissibles, chacune appuyée par une soumission ou un calcul clair, et il doit correspondre au projet décrit dans la demande. Un bon budget prévoit aussi les liquidités, car la plupart des programmes vous remboursent après la dépense.

Pourquoi le budget compte-t-il autant?

Les évaluateurs lisent souvent le budget avec autant d’attention que la description du projet. Il montre si vous comprenez le travail, si les coûts sont raisonnables et si vous pouvez réaliser le projet. Un budget qui ne balance pas, qui contient des éléments non admissibles ou qui ne correspond pas au plan est l’une des raisons les plus courantes pour lesquelles une demande est renvoyée ou mal notée.

Le budget fait aussi partie de votre entente de contribution si votre demande est approuvée. Vos demandes de remboursement seront comparées à ce budget : un budget réaliste aujourd’hui vous évite des ennuis plus tard.

Par où commencer?

Commencez par les règles du programme, pas par un tableur :

1. Lisez le guide du demandeur et la page du programme. Notez quelles dépenses sont admissibles, lesquelles sont exclues et quelle part des coûts le programme partagera.
2. Décrivez les activités du projet : ce qui sera fait, par qui et quand.
3. Pour chaque activité, dressez la liste des coûts nécessaires.
4. Classez chaque coût comme admissible ou non admissible.
5. Obtenez des soumissions ou faites des estimations.
6. Déterminez qui paie chaque coût.

Si le programme fournit un modèle de budget, utilisez-le tel quel. Ne modifiez ni les catégories ni les formules.

Qu’est-ce qu’une dépense admissible?

Chaque programme la définit lui-même; vérifiez la page du programme. Les catégories admissibles courantes comprennent :

• les salaires et avantages du personnel qui travaille directement au projet
• les entrepreneurs, consultants et services professionnels pour le travail du projet
• l’équipement, les logiciels et le matériel nécessaires au projet
• la commercialisation, les déplacements ou les salons professionnels (souvent dans les programmes d’exportation)
• la formation directement liée au projet
• l’équipement écoénergétique et son installation (dans les programmes d’énergie)

Quelles dépenses ne sont généralement pas admissibles?

Encore une fois, chaque programme a sa propre liste, mais ces éléments sont souvent exclus :

• les coûts engagés avant l’approbation (coûts rétroactifs)
• les frais de fonctionnement courants qui ne sont pas liés au projet, comme le loyer habituel ou le personnel existant qui fait son travail habituel
• les taxes de vente récupérables
• l’achat de terrains ou d’immeubles
• le remboursement de dettes, d’amendes ou d’intérêts
• les coûts déjà payés par un autre programme
• les frais de représentation, les cadeaux et l’alcool
• les honoraires versés pour rédiger la demande, dans bien des programmes

En cas de doute sur une dépense, posez la question au programme avant de soumettre. Lisez notre guide pour lire les critères d’admissibilité.

Comment estimer chaque coût?

Montrez vos calculs. Les évaluateurs veulent voir d’où vient chaque chiffre.

• Salaires : indiquez chaque poste, les heures ou la part du temps consacrée au projet et le taux horaire ou le salaire. Les avantages sociaux et les charges sociales peuvent être admissibles à part.
• Entrepreneurs et services : obtenez des soumissions écrites. Bien des programmes demandent plus d’une soumission pour les achats importants, ou s’attendent à ce que vous expliquiez le choix du fournisseur.
• Équipement et logiciels : utilisez des soumissions ou des prix publiés, et précisez s’il s’agit d’un achat, d’une location ou d’un abonnement.
• Déplacements : indiquez les voyages, les personnes et un coût raisonnable par élément. Certains programmes fixent leurs propres taux.
• Matériel : estimez les quantités et les prix unitaires.

Gardez les soumissions. Vous devrez peut-être les joindre, et vous en aurez besoin de nouveau pour vos demandes de remboursement.

Qu’est-ce que le partage des coûts?

Le partage des coûts signifie que le bailleur de fonds paie une partie des dépenses admissibles et que vous couvrez le reste. Chaque programme fixe sa propre part; vérifiez la page du programme. Votre budget doit montrer clairement :

• le coût total admissible du projet
• le montant demandé au programme
• votre propre contribution
• les contributions des partenaires ou des autres bailleurs de fonds

Les chiffres doivent balancer, et votre part doit être de l’argent ou des ressources réelles que vous pouvez démontrer.

Que sont les fonds de contrepartie et les contributions en nature?

Les fonds de contrepartie sont les contributions de votre organisation ou d’autres sources que le programme exige en plus de son propre financement. Certains programmes veulent des fonds de contrepartie en argent; d’autres acceptent un mélange.

Les contributions en nature sont des ressources non monétaires, comme un local prêté, du temps bénévole, de l’équipement ou des services professionnels offerts gratuitement. Bien des programmes pour les organismes sans but lucratif et les collectivités les acceptent; bien des programmes pour les entreprises ne les comptent pas. Si vous en incluez :

• indiquez chaque élément séparément
• donnez-lui une juste valeur marchande et expliquez comment vous l’avez établie
• conservez des preuves, comme les feuilles de temps des bénévoles ou une lettre du donateur

Ne comptez pas deux fois la même contribution, par exemple à la fois en argent et en nature.

Faut-il prévoir une provision pour imprévus?

Demandez au programme. Certains acceptent une petite ligne pour les imprévus; beaucoup ne l’acceptent pas et préfèrent des soumissions exactes. Si ce n’est pas permis, faites plutôt des estimations réalistes et sachez quels coûts vous pourriez réduire si les prix augmentent. N’oubliez pas que la plupart des programmes n’augmentent pas leur financement si vos coûts grimpent : tout dépassement est habituellement à votre charge.

Comment planifier les liquidités et les remboursements?

C’est là que bien des projets ont des difficultés. La plupart des programmes paient par remboursement : vous dépensez d’abord, puis vous soumettez une demande avec les reçus et la preuve de paiement. Certains retiennent une partie du financement jusqu’à l’acceptation du rapport final; c’est une retenue.

Pour planifier :

1. Indiquez quand chaque coût sera payé, mois par mois.
2. Notez quand vous pouvez soumettre vos demandes de remboursement, selon le programme.
3. Prévoyez le temps d’examen et de paiement de chaque demande.
4. Assurez-vous d’avoir les liquidités, une marge de crédit ou un prêt pour assumer les coûts jusqu’au remboursement.

Lisez être payé : remboursements et rapports et ce qui se passe après la demande.

Et les autres financements pour le même projet?

Bien des projets combinent plusieurs sources. C’est souvent permis, mais le financement public total est limité et deux programmes ne peuvent généralement pas payer la même dépense. C’est le cumul. Dans votre budget, indiquez chaque autre source, confirmée ou en attente, et les coûts que chacune couvre. Lisez peut-on combiner des subventions?.

Quelles sont les erreurs de budget les plus courantes?

• Inscrire des coûts déjà payés, ou qui le seront avant l’approbation. Voyez faites la demande avant de dépenser.
• Inclure des éléments non admissibles, comme une taxe de vente récupérable ou le loyer habituel.
• Des totaux qui ne balancent pas, ou qui diffèrent entre le formulaire et la pièce jointe.
• Des coûts sans explication ni soumission.
• Un budget qui ne correspond pas aux activités et à l’échéancier de la demande.
• Compter la même dépense dans deux programmes.
• Surévaluer les contributions en nature.
• Oublier les liquidités, puis manquer d’argent en attendant un remboursement.
• Tout arrondir vers le haut. Les budgets gonflés sautent aux yeux des évaluateurs.

Comment relier le budget au reste de la demande?

Chaque coût important doit renvoyer à une activité de votre plan de travail, et chaque activité doit avoir ses coûts dans le budget. Utilisez les mêmes noms d’activités aux deux endroits. Un évaluateur devrait pouvoir lire le plan, puis le budget, et y voir le même projet. Notre billet sur comment rédiger une demande de subvention et la liste de vérification de la demande couvrent le reste du dossier.

Où trouver un programme pour lequel bâtir un budget?

Faites la vérification du financement pour voir les programmes qui correspondent à votre organisation, parcourez les programmes de croissance ou consultez le financement pour les petites entreprises et le financement pour les organismes sans but lucratif. Chaque page de programme indique ce qu’il couvre et renvoie au bailleur de fonds.

Questions fréquentes

Puis-je inclure mon propre temps dans le budget?

Parfois. Certains programmes acceptent le salaire des propriétaires ou du personnel existant qui travaille au projet; d’autres non, ou le limitent. Vérifiez la page du programme et le guide du demandeur.

Ai-je besoin d’une soumission pour chaque coût?

Pas toujours, mais chaque chiffre doit reposer sur une base claire. Pour les achats et les contrats importants, bien des programmes exigent des soumissions écrites. Gardez-les pour vos demandes de remboursement.

Puis-je modifier le budget après l’approbation?

Généralement seulement avec la permission du bailleur de fonds. Bien des ententes permettent de demander un transfert entre catégories. Demandez avant de faire le changement, pas après.

La taxe de vente est-elle une dépense admissible?

Souvent, seule la partie que vous ne pouvez pas récupérer comme crédit de taxe sur les intrants ou remboursement l’est. Chaque programme fixe sa règle; vérifiez la page du programme et demandez à votre comptable.