Pourquoi présenter votre demande avant de dépenser

La plupart des subventions, des subventions salariales et des remises au Canada ne paient rien de ce que vous avez acheté, signé ou commencé avant l’approbation du programme. On parle de coûts rétroactifs, et c’est l’une des raisons les plus fréquentes pour lesquelles on rate un financement qu’on aurait autrement obtenu. L’ordre sûr est simple : présentez votre demande, attendez l’approbation écrite, puis dépensez.

Pourquoi les programmes ne paient-ils pas les coûts déjà engagés?

Les programmes de financement existent pour faire arriver quelque chose qui ne se serait peut-être pas produit autrement. Si vous avez déjà acheté l’équipement ou embauché la personne, le programme n’a rien changé; la plupart ne paieront donc pas. Ce sont des coûts rétroactifs, et la plupart des guides de programme précisent clairement qu’ils ne sont pas des coûts admissibles.

Il y a aussi une raison pratique : le bailleur de fonds doit vérifier qu’un coût correspond au programme avant d’engager l’argent. Une fois la dépense faite, il n’y a plus rien à vérifier.

Quand l’« approbation » commence-t-elle vraiment?

C’est là que bien des gens se font prendre. Se faire dire « votre demande semble bonne », ce n’est pas une approbation. Selon le programme, la date à partir de laquelle vos coûts peuvent compter peut être :

• la date d’une entente de contribution signée;
• la date d’une lettre ou d’un courriel d’approbation;
• pour certains programmes, la date de réception de votre demande complète, toute dépense avant l’approbation étant alors à vos risques.

Chaque programme fixe sa propre règle, et l’entente indique habituellement la date de début des coûts admissibles. Consultez la page du programme et votre entente et, dans le doute, posez la question par écrit au bailleur de fonds avant de dépenser.

Qu’est-ce qui compte comme une dépense?

Plus de choses que vous ne le pensez. Bien des programmes considèrent qu’un coût commence quand vous vous engagez, et pas seulement quand vous payez. Méfiez-vous :

• de la signature d’un contrat ou d’un bon de commande;
• du versement d’un acompte;
• de la commande d’équipement, même s’il n’est pas encore arrivé;
• du début des travaux ou de l’installation;
• du premier jour de travail d’un nouvel employé.

Obtenir des soumissions, parler aux fournisseurs et planifier sont habituellement permis, et souvent exigés. Ne signez rien et ne payez rien avant d’être approuvé.

Qu’est-ce que cela signifie pour l’embauche?

Une subvention salariale doit habituellement approuver le poste avant l’entrée en fonction. Si la personne commence avant, le poste peut ne pas être admissible du tout. Des programmes comme Emplois d’été Canada et le Programme de stages pratiques pour étudiants ont leurs propres règles de calendrier; lisez la page du programme avant de faire une offre. Notre billet sur l’embauche d’un étudiant avec une subvention salariale et le guide des subventions salariales et des programmes d’embauche présentent l’ordre des étapes. Vous pouvez aussi parcourir le financement pour l’embauche.

Qu’est-ce que cela signifie pour les rénovations énergétiques?

Les remises pour l’efficacité énergétique des maisons et des entreprises exigent souvent des étapes avant le début des travaux : une approbation préalable, une évaluation énergétique avant la rénovation ou un entrepreneur reconnu. Des programmes comme CleanBC Better Homes et le Programme d’économies de rénovation domiciliaire de l’Ontario fixent chacun leurs étapes, et en sauter une peut vous priver de la remise. Lisez les remises énergétiques : quoi faire avant de rénover et le guide des remises pour la rénovation énergétique, ou consultez le financement en énergie.

Les crédits d’impôt sont-ils différents?

Oui. Un crédit d’impôt se réclame dans votre déclaration de revenus pour des dépenses déjà faites; il n’y a donc pas de demande à présenter à l’avance. L’incitatif fiscal pour la RS&DE fonctionne ainsi. Mais la même leçon s’applique sous une autre forme : gardez vos pièces justificatives au fur et à mesure. Les reconstituer un an plus tard est beaucoup plus difficile. Notre billet sur la RS&DE et le PARI explique comment un crédit d’impôt et un programme à demande préalable peuvent aller ensemble.

Comment planifier pour ne rien perdre?

1. Trouvez le financement d’abord. Avant de planifier un achat, une embauche ou une rénovation, voyez ce qui pourrait s’appliquer grâce à la vérification d’admissibilité.
2. Lisez les règles de calendrier. Sur chaque page de programme, cherchez quand les coûts peuvent commencer et ce qui doit se passer avant de débuter.
3. Prévoyez le temps d’attente. Les décisions peuvent prendre du temps. Si vous devez agir vite, un programme à réception continue vous conviendra peut-être mieux.
4. Présentez des soumissions, pas des factures. Les soumissions montrent que vous avez planifié; les factures montrent que vous avez déjà dépensé.
5. Obtenez l’approbation par écrit. Gardez la lettre ou l’entente signée.
6. Dépensez ensuite, et gardez chaque reçu. Vous en aurez besoin pour vos demandes de paiement. Voyez se faire payer : demandes de paiement et rapports.

Si une date limite approche, consultez les programmes qui ferment bientôt pour avoir le temps de bien préparer votre demande.

Questions fréquentes

Puis-je obtenir une subvention pour un achat déjà fait?

Habituellement non. La plupart des programmes ne couvrent pas les coûts antérieurs à l’approbation. Quelques-uns acceptent certains coûts à partir de la date de réception de votre demande; la page du programme et votre entente précisent ce qui s’applique.

Un acompte compte-t-il comme une dépense?

Souvent, oui. Bien des programmes considèrent qu’un contrat signé ou un acompte marque le début d’un coût, même si l’essentiel de la facture est payé plus tard. Vérifiez les règles du programme avant de vous engager.

Et si le programme met du temps à décider?

Prévoyez-le. Si vous commencez quand même, vous courez le risque que ces coûts ne soient pas couverts, ou que tout le projet devienne inadmissible. Demandez au bailleur de fonds si des coûts engagés tôt peuvent compter avant de décider.

Ai-je besoin d’une approbation avant de réclamer un crédit d’impôt?

Non. Un crédit d’impôt se réclame dans votre déclaration de revenus, une fois les dépenses faites. Ce qu’il vous faut, ce sont de bonnes pièces justificatives gardées dès le départ.