Embaucher un étudiant? Comment fonctionnent les subventions salariales au Canada

Une subvention salariale pour étudiants couvre une partie du salaire que vous versez à un étudiant que vous embauchez. Au Canada, les options les plus connues sont Emplois d’été Canada pour les emplois d’été, le Programme de stages pratiques pour étudiants pour les stages coop et l’apprentissage intégré au travail, et les stages de Mitacs pour les projets de recherche et de stratégie d’entreprise. La règle commune : présentez votre demande et obtenez l’approbation avant que l’étudiant commence.

Qu’est-ce qu’une subvention salariale, au juste?

Une subvention salariale est un financement qui rembourse une partie du salaire d’une nouvelle embauche précise. C’est toujours vous qui embauchez la personne, gérez la paie et supervisez le travail. Le programme rembourse ensuite une partie du coût, habituellement après que vous avez envoyé une demande de remboursement avec la preuve que le salaire a été versé.

Ce n’est pas un prêt, et vous n’avez pas à le rembourser si vous respectez l’entente. Mais ce n’est pas non plus de l’argent versé d’avance pour l’usage de votre choix. Il est lié à un emploi, à une personne (ou à un poste) et à une période précise. Pour comparer avec les autres types de financement, lisez subvention, prêt ou crédit d’impôt?.

Quels programmes d’embauche d’étudiants faut-il connaître?

Chacun fonctionne à sa façon. Consultez la page de chaque programme pour les montants, les dates et les règles à jour.

• Emplois d’été Canada est un programme fédéral qui aide les employeurs à créer des emplois d’été pour les jeunes. Les organismes sans but lucratif, les employeurs du secteur public et les petites entreprises privées peuvent présenter une demande. La période de demande revient chaque année et se termine bien avant l’été : prévoyez le coup.
• Programme de stages pratiques pour étudiants aide les employeurs à embaucher des étudiants du postsecondaire pour des stages, comme des stages coop. Vous ne présentez pas votre demande directement au gouvernement, mais à l’un des partenaires de prestation du programme, souvent des organismes sectoriels.
• Mitacs Accélération finance des stages de recherche où un étudiant des cycles supérieurs ou un postdoctorant travaille à un projet avec votre organisation. Votre organisation verse une partie du coût et Mitacs ajoute du financement. Il convient aux entreprises et aux organismes qui ont une vraie question de recherche.
• Stage en stratégie d’entreprise de Mitacs jumelle votre organisation à un étudiant du postsecondaire pour travailler sur un enjeu d’affaires : plan de marché, amélioration d’un processus, projet numérique. Votre organisation paie une part et Mitacs couvre le reste.

Pourquoi faut-il faire la demande avant que l’étudiant commence?

Presque toutes les subventions salariales ne paient que le travail effectué après l’approbation. Si vous embauchez d’abord et faites la demande ensuite, les salaires déjà versés ne peuvent généralement pas être réclamés. C’est la même règle que pour la plupart des financements au Canada : lisez faites la demande avant de dépenser et voyez les coûts rétroactifs dans le glossaire.

En pratique :

1. Trouvez le programme et confirmez votre admissibilité.
2. Présentez votre demande pendant la période de réception (ou en tout temps, s’il s’agit d’une réception continue).
3. Attendez l’approbation ou l’entente.
4. Ensuite seulement, affichez le poste, embauchez et faites commencer l’étudiant en respectant les dates du programme.

Qui est considéré comme étudiant?

Chaque programme le définit lui-même. Certains visent les jeunes en général, d’autres exigent une inscription au cégep, au collège ou à l’université, et d’autres encore ne visent que les étudiants des cycles supérieurs. Les limites d’âge, le statut d’inscription et les règles de citoyenneté ou de permis de travail varient. Lisez la section sur l’admissibilité de la page du programme et notre guide pour lire les critères d’admissibilité.

Quels documents devrai-je garder?

Prévoyez de conserver :

• la lettre d’approbation ou l’entente, et ses conditions
• la description de poste et les dates de début et de fin de l’étudiant
• les registres de paie qui montrent les heures et les salaires versés, avec les retenues
• la preuve d’admissibilité de l’étudiant, si le programme la demande
• les rapports demandés à la fin

Des registres de paie bien tenus facilitent beaucoup les demandes de remboursement. Notre billet sur être payé : remboursements et rapports explique ce qui se passe habituellement après l’emploi.

Puis-je combiner une subvention pour étudiants avec un autre financement?

Parfois. Bien des programmes limitent le financement public total pour un même salaire, et certains interdisent deux subventions pour le même poste. C’est ce qu’on appelle le cumul. Lisez peut-on combiner des subventions? et déclarez toujours vos autres sources de financement dans votre demande.

Où voir ce qui est ouvert maintenant?

Faites la vérification du financement pour voir les programmes qui correspondent à votre organisation, parcourez les programmes d’embauche ou consultez ce qui ferme bientôt. Pour un portrait complet de l’aide à l’embauche, lisez le guide des subventions salariales et des programmes d’embauche.

Questions fréquentes

Puis-je obtenir une subvention pour un étudiant déjà embauché?

Généralement pas pour le travail effectué avant l’approbation. La plupart des programmes ne paient que les salaires versés après le début de l’entente. Certains peuvent accepter un étudiant déjà en poste à des conditions précises : vérifiez la page du programme avant de conclure quoi que ce soit.

Dois-je rembourser la subvention?

Non, si vous respectez l’entente. Si l’emploi n’a pas lieu, se termine plus tôt ou ne correspond pas à ce qui a été approuvé, vous pourriez recevoir moins ou devoir rendre une partie de l’argent.

La subvention est-elle imposable?

L’aide gouvernementale peut avoir un effet sur vos impôts, par exemple en réduisant la dépense salariale que vous déduisez. Demandez à votre comptable comment elle s’applique à votre situation.

Un organisme sans but lucratif peut-il embaucher un étudiant avec une subvention?

Oui. Plusieurs programmes d’embauche d’étudiants acceptent les organismes sans but lucratif, et certains leur offrent des conditions plus avantageuses. Voyez le financement pour les organismes sans but lucratif.